5 tips voor zorgvuldig e-mailen

E-mail wordt tegenwoordig voor van alles gebruikt. Maar vragen we ons wel voldoende af waarvoor je dit instrument wel en waarvoor je het niet kunt gebruiken? Tegenwoordig worden zelfs werknemers ontslagen via e-mail.

Door de eenvoud van het e-mailen is dit communicatiekanaal favoriet geworden voor allerlei boodschappen. En dat is niet altijd verstandig. Gebruik de volgende richtlijnen voor het opstellen van een bericht.

1. Denk goed na voordat je een bericht opstelt. Gebruik de volgende VET-check:

  • Vertrouwelijk. Is de inhoud of een deel van de inhoud van het bericht vertrouwelijk, gebruik dan liever geen e-mail. Ook al lijkt het niet zo, beschouw een e-mail bericht als openbaar, want het is op vele plekken in het systeem te lezen.
  • Emotie. Kan het bericht tot een flinke emotionele reactie leiden dan is e-mail niet het juiste kanaal. Probeer ook een reactie op een emotioneel bericht achterwege te laten.
  • Tactiek. Welke tactische uitwerkingen kan je bericht hebben. Zo kan een e-mailbericht zeer eenvoudig worden doorgestuurd. Welke consequenties heeft dit?

2. Gebruik verstandig de onderwerp-regel

Als je besluit toch een e-mailbericht te sturen, gebruik dan zorgvuldig de onderwerp-regel. Hiermee help je de ontvanger. Plaats de kern van je boodschap als onderwerp; het zal er ook voor zorgen dat je nadenkt over de kern van je boodschap. Sommige berichten hoeven trouwens niet langer te zijn dan het onderwerp zelf; plaats dan ‘einde bericht’ (eb) aan het einde van het onderwerp zodat de ontvanger niet het bericht hoeft te openen.

3. Controleer voor verzending

Controleer een bericht altijd voordat je het verstuurt. Onthoud dat het bericht permanent vastligt wanneer je het verzend. En fouten zijn in een e-mailbericht heel snel gemaakt.

4. Stuur 1 boodschap per bericht

Mensen lezen e-mailberichten vluchtiger dan papier. Verschillende mededelingen of taken kunnen daarom beter via meerdere berichten verstuurd worden.

5. Wees zuinig met CC

In sommige bedrijven wordt het CC-en zoveel gebruikt dat managers CC-berichten niet meer lezen. Gebruik de CC-functie heel bescheiden. Spreek met je collega’s af wanneer je wel en wanneer je niet de CC-functie gebruikt. Zo kan het een goede afspraak zijn om, wanneer je CC gebruikt, bovenin je bericht moet vermelden wat van de gekopieerde personen wordt verwacht.

Succes, en laat ons even weten wat je eigen ervaringen zijn.

>