Hoe maak je onregelmatig terugkerende afspraken in Outlook?

We hebben al vaak de vraag gehad hoe je in Outlook een reeks van afspraken kunt maken die niet perfect regelmatig is. Outlook scoort namelijk niet zo hoog wanneer het gaat om het plannen van repeterende afspraken op verschillende tijden of met bepaalde uitzonderingen. Nou zijn we geen Outlook-experts, maar hieronder toch onze tips. Er zijn twee manieren die tot een goede aanpak leiden.

1. Terugkerende afspraken met beperkte overeenkomsten in de data

De eerste aanpak is toepasbaar als er toch een zekere mate van regelmaat in de afspraken zit. Dus bijvoorbeeld om de vier weken, maar op verschillende dagen en tijden.

Maak om te beginnen de eerste afspraak aan op de meest voorkomende dag/tijd. Als het een vergadering is, nodig dan nog geen deelnemers uit; dat komt zo.

Ga vervolgens naar de kalender en corrigeer de tijd en/of dag van de individuele afspraak via drag&drop. Je kunt dus met je muis de afspraak verschuiven naar de juiste plek binnen die week. Outlook zal iedere keer een bevestiging vragen van een eenmalige wijziging. Door op de top of de bodem van de afspraak te gaan staan, kun je per keer de afspraak verkorten of verlengen.

Als één van de gemaakte afspraken niet moet worden geplaatst, klik dan op de afspraak in de betreffende week en druk op delete. Je krijgt dan van Outlook de vraag of alleen deze afspraak of de hele reeks moet worden verwijderd. Kies dan dus voor alleen deze afspraak.

Als dit een vergadering betreft, voeg dan nu de uit te nodigen personen toe. Zij zullen een uitnodiging krijgen voor de regelmatige reeks van afspraken en eentje voor iedere uitzondering.

Als je nu nog een extra afspraak in de reeks wilt toevoegen, ga dan in je kalender eerst naar een overzicht waar zowel de nieuwe dag als één van de reeds gemaakte afspraken is te zien. Is dit binnen één week dan is een weekoverzicht dus voldoende. Anders ga je naar het maandoverzicht. Drag&drop nu met je rechtermuisknop een van de bestaande afspraken naar de dag van de nieuwe afspraak. Kies voor ‘kopieren’ als je de muisknop hebt losgelaten. De nieuwe afspraak is nu geplaatst. Je kunt nu eventueel de tijden veranderen. Als dit een vergadering is, druk dan in het bericht op ‘versturen’ om iedereen voor deze toevoeging uit te nodigen.

2. Terugkerende afspraken met geen overeenkomsten in de data

Als je te maken hebt met een zeer onregelmatig schema, of zelfs met wijzigende titels per afspraak, dan kun je beter een reeks van losse afspraken maken met dezelfde categorie-aanduiding. Ga dan als volgt te werk.

1. Maak een nieuwe afspraak of vergadering en voeg alle benodigde informatie toe.
2. Geef het een unieke categorie-aanduiding mee, zodat de reeks van afspraken is terug te vinden of te selecteren.
3. Sluit de afspraak en sla de gegevens op.
4. Selecteer de afspraak in je kalender.
5. Kopieer de afspraak (CTRL+C)
6. Selecteer de dag en tijd voor de tweede afspraak en plak hier de afspraak in (CTRL+V).
7. Als dit een vergadering is, waar je mensen voor hebt uitgenodigd, open dan de afspraak en klik op verzenden zodat de uitnodiging wordt verstuurd.
8. Herhaal de stappen 5 t/m 7 voor iedere nieuwe afspraak.

Als je nu de reeks wilt bekijken of verwijderen, selecteer dan in je kalender de gekozen categorie.

Laat het ons weten als je hier wat aan hebt, of als je zelf nog suggesties hebt waarmee dit slim geregeld kan worden.

  • Jenny Wildeboer schreef:

    Is het niet mogelijk om in de optie ‘Terugkeerpatroon’ een mogelijkheid voor speciale data toe te voegen, zodat je hier via de kalender op datum kan kiezen. Dat werk perfect namelijk. Het moet dan wel om dezelfde tijden gaan. Maar het scheelt in elk geval al een hoop werk.

  • >